Księgi rachunkowe, sprawozdania finansowe, raporty z inwentaryzacji – archiwizacja dokumentów księgowych obejmuje cały szereg dokumentów i nie jest wcale tak łatwa do zrealizowania

2019-09-25

Miejsce przechowywania dokumentów księgowych reguluje. Przede wszystkim przechowywanie dokumentów księgowych musi odbywać się w sposób trwały. Kolejnym punktem będzie przyjęcie prawidłowego, trwałego i widocznego oznakowania archiwizowanych dokumentów księgowych, co zapewni szybkie i łatwe wyszukiwanie. Księgi rachunkowe, sprawozdania finansowe, raporty z inwentaryzacji – archiwizacja dokumentów księgowych obejmuje cały szereg dokumentów i nie jest wcale tak łatwa do zrealizowania. W większości prowadzonych działalności, pomimo coraz szerszej digitalizacji procesów przetwarzania danych, wciąż wersja papierowa dokumentów jest stosowana na ogromną skalę. Przepisy dotyczące okresu przechowywania dokumentów (w odróżnieniu od przepisów dotyczących okresu przedawnienia) nie wprowadzają okresów przejściowych. Nie zmieniły się przepisy dotyczące okresu przechowywania dokumentów zgłoszeniowych - tak jak dotychczas wynosi. Proces archiwizacji dokumentów księgowych oraz dokumentów kadrowych nie jest prosty, wymaga bowiem dobrej znajomości przepisów. W przypadku zniszczenia, utraty dokumentów w okresie wymaganego okresu przechowywania. Często również urzędnicy żądają od podatników przedstawienia dokumentów z przed wielu lat w trakcie trwania postępowania dotyczącego uzyskania dochodów nieujawnionych. Okres przechowywania dokumentów ZUS zależy od rodzaju dokumentów i jest różny w przypadku dokumentów zgłoszeniowych, rozliczeniowych i płatniczych. Ponad połowa badanych (53%) drze i wyrzuca taką dokumentację do śmietnika, niszczy ją więc pozornie – z jedynie przedartych dokumentów łatwo odzyskać wszystkie informacje. Poziom usług z zakresu archiwizacji dokumentów świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych. W praktyce może to oznaczać konieczność przechowywania dokumentów aż przez. Archiwizacja dokumentów kadrowych obejmuje całość dokumentacji związanej z zatrudnieniem pracownika. Jeżeli płatnik pozbędzie się dokumentów pierwszorazowych, to w przypadku konieczności dokonania korekty jej sporządzenie okaże się niemożliwe bez dokumentu źródłowego. Obok dokumentacji pracowniczej, obowiązkiem pracodawcy nadal będzie przechowywanie dokumentów podatkowych oraz dokumentów. Za każdym razem podstawowym celem naszych działań jest poprawa funkcjonowania archiwum, właściwe zabezpieczenie dokumentów oraz szybki i wygodny do nich dostęp. Ze względu na okres przechowywania dokumentów dokumenty dzieli się na przechowywane w sposób trwały, oraz dokumenty przechowywane okresowo.